Capo ufficio: chi è e cosa fa?

Negli affari moderni, nessuna azienda con un ufficio può fare a meno del lavoro di un responsabile d'ufficio. Questa posizione comporta l'amministrazione e la gestione del flusso di lavoro dell'ufficio di un'organizzazione.

In sostanza, un responsabile di ufficio è quel legame informativo e guida dove convergono e si risolvono tutti i momenti lavorativi dell'azienda. Interagisce tra il capo e i subordinati, informa i dipendenti ordinari sui documenti firmati dal capo, interagisce con i clienti della società, controlla la corrispondenza, controlla l'andamento della società e fornisce un ufficio all'ufficio, esegue le istruzioni dirette del direttore e dei suoi supplenti .

Il responsabile dell'ufficio è un dipendente che fornisce all'intero ufficio un flusso di lavoro completo. La descrizione della professione ti aiuterà a capire meglio l'essenza del lavoro.

Secondo il classificatore delle professioni dei colletti blu e delle posizioni dei dipendenti, la professione di dirigente d'ufficio e le sue funzioni differiscono significativamente dalla professione di segretario. Un responsabile d'ufficio è, prima di tutto, un organizzatore dello spazio ufficio dell'azienda, un manager e un amministratore in una sola persona. La professione di segretario implica la sua subordinazione a una determinata persona (direttore, vicedirettori, alti dirigenti) e la conduzione solo dei suoi affari.

Il responsabile dell'ufficio controlla tutto il lavoro corrente dell'ufficio, principalmente i documenti. Monitor ininterrotti lavoro di apparecchiature per ufficio, fornisce ai dipendenti dell'azienda Stazionario, nel tempo porta a conoscenza dei dipendenti gli ordini, gli ordini e gli annunci in ufficio, emessi dal capo, accetta telefonate in arrivo, se necessario, tiene un calendario degli incontri e dei viaggi del direttore. In questo caso il posto vacante è denominato “capo ufficio con funzioni di segreteria”.

Poiché il lavoro di un responsabile di ufficio include azioni organizzative, informative e amministrative, le sue responsabilità lavorative includono alcuni compiti funzionali. Questa è precisamente l'essenza dell'impiego e l'essenza del responsabile dell'ufficio, che deve:

• preparare il lavoro d'ufficio per una nuova giornata lavorativa: controllare il funzionamento di telefoni, computer e apparecchiature per ufficio, la disponibilità dei materiali di consumo (carta, cartucce per stampanti ricaricate);
• controllare, mantenere la pulizia nei locali degli uffici, rispetto degli standard sanitari (illuminazione completa, ventilazione, condizioni di temperatura nei locali), controllare il funzionamento dei sistemi split;
• tempestivo procurarsi la cancelleria e fornire loro impiegati in tempo;
• ordinare acqua potabile, detersivi, carta igienica, tovaglioli;
• controllare il flusso di documenti corrente: preparare i documenti necessari, le relazioni, i materiali di lavoro necessari per il lavoro a tutti gli effetti dell'ufficio, risolvere altri momenti e compiti di lavoro;
• monitorare quotidianamente il lavoro dell'autista e del corriere;
• secondo le istruzioni del capo, il responsabile dell'ufficio è responsabile della distribuzione dei compiti tra i dipendenti, stabilisce compiti per loro, porta alla loro attenzione le necessarie informazioni di lavoro, determina il livello della loro responsabilità, analizza l'efficacia del risultato;
• calcolare e stimare i costi finanziari mensili per il mantenimento dell'ufficio, monitorarne l'attuazione;
• tieni un foglio presenze, il numero di giorni e ore lavorate da ciascun dipendente entro un mese di calendario, trasferire tempestivamente la scheda attività all'ufficio contabilità per il libro paga;
• monitorare il rispetto della disciplina del lavoro: sul fatto di essere in ritardo, l'abbandono anticipato del lavoro, l'assenteismo dei dipendenti, informare la direzione dell'azienda, tenere un registro delle violazioni e del mancato rispetto del codice di abbigliamento;
• organizzare incontri, registrarsi e aiutare i visitatori a risolvere le loro domande.

Le principali competenze di un responsabile di ufficio includono la preparazione e lo svolgimento di trattative, riunioni, riunioni:

• deve provvedere alla preparazione di tutti i materiali necessari, assicurare la partecipazione di tutte le persone interessate agli eventi, conservare il verbale dell'assemblea;
• mantenere la corrispondenza con i clienti e i partner dello studio, inviare materiali;
• lavorare con la corrispondenza dell'ufficio in entrata e in uscita, registrarlo, impegnarsi nella spedizione;
• fornire assistenza e assistenza ai dipendenti nella risoluzione di conflitti e situazioni controverse;
• coordinare il lavoro d'ufficio alla fine della giornata lavorativa, controllare le apparecchiature d'ufficio, l'illuminazione, i sistemi split, i condizionatori d'aria per la loro disconnessione dalla rete elettrica;
• in alcuni casi, il responsabile dell'ufficio è responsabile della ricerca e dell'assunzione di nuovi dipendenti (inserisce le informazioni sui posti vacanti necessari su siti speciali, esamina il curriculum, preseleziona i candidati, conduce un colloquio);
• informa i potenziali clienti per iscritto o per telefono sul costo di beni e servizi secondo il listino prezzi;
• fornisce consulenza sull'ubicazione dei reparti aziendali, le loro funzioni;
• mantiene una base di clienti imprese;
• svolge i compiti di manutenzione del sito, inserire annunci pubblicitari su beni e servizi, ordinare souvenir, stampare, distribuire materiale informativo.

Per diventare un responsabile d'ufficio, un candidato deve possedere le competenze chiave necessarie per svolgere il lavoro, oltre a determinate qualità personali e professionali.

Le qualità personali di una persona sono le componenti biologiche e sociali che compongono la sua personalità. Componenti biologici una persona riceve dalla natura, dai suoi genitori e antenati sotto forma di un certo insieme di geni. Componente sociale - questo è l'ambiente sociale in cui una persona è cresciuta ed è stata allevata.

Entrambi questi componenti modellano il carattere e la personalità, dotando l'individuo di determinate qualità, sia positive che negative. Riunendo tutti i tratti della personalità di una persona, puoi ottenere un ritratto psicologico obiettivo e affidabile.

I tratti positivi della personalità includono tratti caratteriali come:

• onestà;
• perseveranza nel raggiungimento dell'obiettivo prefissato;
• attenzione;
• autodisciplina;
• responsabilità e organizzazione;
• duro lavoro, perseveranza;
• nobiltà interiore;
• obiettività;
• socievolezza, gentilezza, atteggiamento amichevole nei confronti delle persone;
• compostezza, dedizione, attenzione, puntualità;
• assenza di conflitti, capacità di risolvere le controversie tra dipendenti, ottimismo e positività in tutto;
• rapidità, arguzia, disponibilità;
• attività, ambizione.

Dietro ciascuno di questi tratti della personalità c'è l'educazione psicologica ed emotiva di una persona, la sua eredità, l'ambiente sociale in cui è cresciuto.

I tratti negativi della personalità includono:

• mancanza di assembramento, disattenzione;
• visione depressiva della vita, mancanza di ottimismo;
• incapacità di raccogliere pensieri in tempo e risolvere coerentemente i compiti assegnati;
• carattere aggressivo;
• una tendenza a pettegolezzi e intrighi.

Le qualità imprenditoriali di una persona sono la sua capacità di svolgere determinati compiti e funzioni lavorative.

Dalle qualità aziendali, si può giudicare quanto efficientemente il candidato sarà in grado di organizzare il suo processo lavorativo, quanto bene svolgerà le sue funzioni lavorative. Per gestire con successo un ufficio, un candidato deve possedere, oltre a conoscenze e competenze, determinate qualità aziendali, che includono:

• istruzione, livello di abilità;
• Esperienza lavorativa;
• apprendimento rapido, adattamento a nuove condizioni;
• rigore verso se stessi e gli altri;
• la capacità di lavorare in un ambiente multitasking, risolvere contemporaneamente più problemi contemporaneamente;
• pensiero analitico, capacità di pensare in modo flessibile e fuori dagli schemi, trarre conclusioni corrette, generalizzare;
• senso degli affari;
• capacità di leadership;
• disponibilità a fare straordinari;
• capacità oratorie, diplomazia e capacità di persuasione;
• capacità di comunicazione aziendale.

Le qualità professionali di una persona sono una combinazione di qualità personali e lavorative, più tutte quelle abilità che ha acquisito durante la sua carriera. Nella sua attività professionale, il dirigente d'ufficio deve:

• avere una certa conoscenza, competenze e capacità sul campo gestione dell'ufficio;
• professionalmente applicare le tue conoscenze e abilità nella pratica;
• essere in grado di lavorare con i documenti, conoscere i principi di organizzazione della circolazione dei documenti, le regole per la creazione di un archivio;
• essere un utente di computer sicuro e altre apparecchiature per ufficio;
• conoscere a fondo il processo del flusso di lavoro, lavorare con la posta in entrata e in uscita, conoscere le regole per la sua registrazione, portare tempestivamente le delibere del capo alle divisioni strutturali, monitorare le scadenze per l'esecuzione dei documenti firmati dai dipendenti dell'azienda, inviare la corrispondenza in uscita tramite posta o corriere;
• avere capacità di gestione amministrativa;
• essere in grado di digitare velocemente, conoscere i principi e le regole per la redazione di determinati atti (ordini, ordinanze, istruzioni, decreti);
• disporre prontamente di conoscenze utili (contatti servizi di emergenza, elettricista, idraulico, servizio consegna pranzo);
• conoscere le lingue straniere (non sempre), anche se in alcune aziende la conoscenza di una certa lingua straniera è la condizione principale per il candidato, e in questo caso il responsabile dell'ufficio deve parlare, leggere e scrivere fluentemente in una lingua straniera;
• essere in grado di parlare e scrivere con competenza, esprimi i tuoi pensieri in un buon linguaggio letterario;
• possedere abilità di etichetta aziendale.

Non un solo istituto di istruzione superiore insegna la professione di capoufficio. Puoi seguire una formazione e ricevere un diploma o un certificato di formazione professionale in centri di formazione di bilancio o privati, college.

Nelle grandi aziende, di norma, vogliono vedere uno specialista in questa posizione solo con un'istruzione superiore, le piccole imprese possono assumere un dipendente con un'istruzione secondaria o specializzata per questa posizione.

La cosa principale a cui ogni datore di lavoro presta attenzione è esperienza lavorativa in questa posizione, livello di competenze informatiche, conoscenza delle apparecchiature per ufficio e capacità di lavorarci, conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio e dell'archiviazione, Conoscenza delle lingue straniere.

Per scrivere correttamente un curriculum e ottenere l'ambita posizione, è necessario in dettaglio, ma dichiara onestamente tutte le informazioni su di te: qualità personali, professionali, aziendali, esperienza lavorativa in posizione analoga, livello di istruzione.

Il livello della retribuzione prevista chiarirà al datore di lavoro cosa può offrire e cosa sta richiedendo il candidato.

Non fornire false informazioni sull'esperienza lavorativa, l'istruzione - tutto questo può essere facilmente verificato, in questo caso il posto vacante per il richiedente non sarà disponibile, verrà semplicemente rifiutato.

Avere una foto è un momento positivo per un candidato, il datore di lavoro deve sapere di chi si sta prendendo in considerazione il curriculum. Il responsabile dell'ufficio è il volto dell'azienda e il datore di lavoro non è indifferente a chi la rappresenterà.

Assicurati di indicare il livello della tua istruzione, spesso il datore di lavoro per questa posizione prende uno specialista con una formazione economica, giuridica, psicologica o filologica superiore.

Tali informazioni saranno utili al datore di lavoro.

Quando scrivi un curriculum, attieniti alla sua struttura:

• informazione personale - nome, età, contatti;
• personale - la sezione è da considerarsi facoltativa, ma è preferibile compilarla;
• abilità e abilità di base - indicare quali programmi d'ufficio possiedi, elencare tutti i corsi di aggiornamento, seminari, corsi di formazione, altri corsi di formazione aggiuntivi che hai completato;
• Esperienza lavorativa - elenca tutte le tue pratiche, stage, progetti completati, programmi di volontariato, in ordine cronologico, indica le imprese in cui hai lavorato prima, istruzione e formazione (riflettere tutti i programmi educativi e le direzioni in cui ti sei laureato);
• consigli - in questa sezione, indica i nomi e i contatti delle persone che possono consigliarti a un nuovo datore di lavoro e dare un feedback positivo su di te.

Se una persona in cerca di lavoro senza esperienza lavorativa si candida per la posizione di responsabile dell'ufficio, sarebbe meglio non includere affatto questa sezione nel curriculum. Non è necessario dimostrare al datore di lavoro la mancanza di conoscenze e competenze. In questo caso, è meglio descrivere le tue qualità personali e lavorative, che tipo di istruzione hai di base e aggiuntiva (seminari, corsi di formazione).

Come esperienza lavorativa puoi indicare la pratica industriale, il tirocinio pre-diploma, la capacità di organizzare eventi specifici, la partecipazione a olimpiadi, convegni, concorsi e prove di ogni genere. Se hai risultati e successi direttamente correlati al lavoro futuro, assicurati di indicare queste informazioni nel tuo curriculum.