Segretaria di professione

Nell'ufficio di quasi tutte le aziende moderne, la segretaria occupa un posto speciale. Questo è uno specialista che aiuta a mantenere l'organizzazione organizzata e funzionante. Di fatto, è un intermediario tra il manager, i dipendenti, i partner e i clienti. Di norma, ottenere questa posizione non è difficile: non sono sempre richieste un'istruzione superiore e una vasta esperienza lavorativa. E puoi costruire una carriera buona e interessante in futuro se svolgi i tuoi doveri in modo efficiente e responsabile.

La professione di segretaria è menzionata fin dai tempi dell'Antica Roma. Secondo gli storici, tali lavoratori venivano assunti da patrizi e cittadini nobili o semplicemente ricchi del paese. Come segretari venivano impiegati uomini delle classi inferiori con una buona istruzione. A quel tempo, i compiti di tali lavoratori includevano il lavoro d'ufficio, la corrispondenza e spesso le finanze e persino i segreti del datore di lavoro.

In Russia, la posizione di segretario apparve nel 1720 grazie a Pietro I. Sono stati imposti requisiti rigorosi alla professione: istruzione, buona conoscenza delle leggi, comprensione di tutte le sottigliezze e le specificità. La posizione di segretario personale è richiesta dal 1840: molti dirigenti di varie imprese hanno spesso bisogno di un assistente personale.

La moderna professione di segretaria è spesso un lavoro di accoglienza e organizzazione in ufficio, che aiuta non solo il manager, ma anche colleghi e visitatori.Oggi la segretaria è considerata il volto dell'azienda e dal suo aspetto i visitatori giudicano la solidità dell'intera impresa. Al giorno d'oggi, questa professione è considerata prevalentemente femminile a causa delle sue specificità. Durante lo sviluppo della professione, sono state formate diverse direzioni della segreteria, a seconda della specializzazione.

• Segretaria d'ufficio (responsabile dell'ufficio). Le responsabilità sono la distribuzione delle telefonate, l'incontro con gli ospiti, l'adempimento delle istruzioni della direzione e la garanzia del funzionamento stabile dell'ufficio (ordinazione di cancelleria, acqua, ecc.). Per ottenere una posizione, un dipendente non ha bisogno di un'istruzione speciale. Nella scala della carriera, questa posizione è spesso la posizione di partenza.

• Segretario-assistente. La posizione è simile a quella di un capo ufficio, ma più responsabile e complessa. Qui, le responsabilità saranno la preparazione di soluzioni progettuali, la modifica dei documenti, la stesura dei testi per i discorsi del capo in occasione di vari eventi, nonché il controllo parziale del lavoro dei dipendenti dell'organizzazione. L'ottenimento di tale posizione richiede un'istruzione speciale (corsi, centro di formazione).

• Assistente personale del manager. Questa posizione è considerata onorevole. Un tale assistente deve costruire relazioni con la direzione e creare un'atmosfera di fiducia. Per svolgere le funzioni, avrai bisogno della conoscenza delle specifiche della professione, delle basi del lavoro d'ufficio, della resistenza allo stress e della fiducia in se stessi. Il lavoro consiste solitamente nella risoluzione di problemi organizzativi e amministrativi.

Oltre a queste professioni, esistono diverse specializzazioni con specificità ristretta.

• Impiegato. Un dipendente che organizza la documentazione, emette fatture, registra la corrispondenza in entrata e in uscita, forma un archivio.
• Segretario-traduttore. Oltre alle responsabilità di base, sarà richiesto un alto livello di conoscenza della lingua straniera. Il dipendente partecipa alle trattative con i partner esteri.
• Segretario Giudiziario. Il dipendente presta servizio in tribunale, verifica la presenza delle persone alle riunioni, tiene i verbali dell'udienza, redige atti giudiziari ed esegue i vari ordini del giudice.
• Segretario tecnico. Per adempiere ai doveri, è necessario conoscere il metodo di digitazione "cieco", rispondere alle telefonate ed essere in grado di lavorare con le apparecchiature dell'ufficio.

Ulteriori caratteristiche della professione moderna sono:

• corrispondenza di lavoro;
• alta velocità di digitazione metodo "cieco" - senza guardare la tastiera e usando tutte e 10 le dita;
• la capacità di utilizzare una varietà di apparecchiature per ufficio;
• la capacità di organizzare la documentazione (corrispondenza, archivio).

I vantaggi della professione includono quanto segue:

• non c'è attività fisica;
• c'è un'opportunità per acquisire importanti capacità di comunicazione e stabilire connessioni utili;
• non è necessario avere una specializzazione per ottenere un lavoro;
• lavorare in condizioni confortevoli;
• in alcuni casi è possibile utilizzare le apparecchiature dell'ufficio per scopi personali (fotocopiatrice, scansione);
• a volte è possibile conciliare studio e lavoro.

Come in ogni altra professione, la posizione di segretario ha i suoi svantaggi:

• essere costantemente in vista della direzione;
• aspetto quotidiano impeccabile (particolarmente importante nelle grandi aziende);
• compiti simili e lavoro di routine (spesso tipico delle piccole organizzazioni);
• il lavoro è spesso stressante;
• adempimento di incarichi personali dei superiori non attinenti al lavoro;
• raramente c'è un'opportunità per l'autorealizzazione;
• la modalità di funzionamento potrebbe essere irregolare.

La prospettiva di sviluppo per il segretario è spesso discutibile. Alcuni manager non hanno fretta di perdere un buon dipendente e trasferirlo in un'altra posizione.Altri sono comprensivi e spesso promossi a lavoratori responsabili, laboriosi e professionali.

Un documento progettato per regolare i diritti e gli obblighi di un dipendente è una descrizione del lavoro, è ugualmente importante per il segretario e per la direzione. Contiene i diritti e gli obblighi di entrambe le parti del contratto di lavoro, il che consente di utilizzarlo come strumento per un efficace coordinamento dei processi produttivi.

Non esiste un'unica forma di istruzione, quindi puoi comporla utilizzando un modello già pronto o sviluppare il tuo documento. Quando si redige il documento, è importante tenere conto del fatto che in ogni azienda i segretari svolgono funzioni diverse, nonostante lo stesso lavoro di base.

La descrizione del lavoro dovrebbe essere redatta tenendo conto dello standard professionale e includere le seguenti sezioni principali.

• Disposizioni generali.
• Funzioni.
• Responsabilità lavorative.
• Diritti.
• Una responsabilità.

Oltre alle principali responsabilità, è consentito introdurre funzioni aggiuntive nella descrizione del lavoro, tenendo conto della specializzazione. Quindi, le istruzioni di un impiegato, segretario tecnico, segretario militare o scientifico conterranno funzioni di segreteria di base simili, ma differiranno per compiti specializzati che dovranno essere indicati nel documento.

In senso classico, alle principali funzioni unificate del segretario possono essere attribuite le seguenti funzioni:

• assicura le attività amministrative del capo;
• conduce la corrispondenza commerciale, comprese le chiamate e le e-mail;
• accetta e ridistribuisce la corrispondenza, prepara e invia le risposte alle lettere ricevute;
• raccoglie ed elabora le informazioni necessarie per il responsabile, fornisce lavoro d'ufficio;
• accetta documenti dai dipendenti per un ulteriore trasferimento alla direzione per la firma e la revisione;
• prepara riunioni, riunioni e conferenze, tiene i loro verbali;
• acquista cancelleria e altri prodotti necessari al buon funzionamento dell'ufficio;
• risolve compiti organizzativi per l'accoglienza di dipendenti e visitatori;
• svolge altri lavori connessi alla posizione ricoperta.

Inoltre, i doveri possono diventare:

• controllo sull'esecuzione degli ordini e degli ordini;
• scansione e copia della documentazione;
• cancellazione o posticipo delle scadenze;
• prenotazione biglietti e camere d'albergo;
• redazione di relazioni sulle spese di viaggio;
• preparazione di bevande e dolcetti per gli ospiti.

La segretaria al lavoro spesso e molto deve comunicare con persone diverse, quindi un buon specialista deve soddisfare i seguenti requisiti:

• pulizia;
• precisione;
• benevolenza;
• una cultura della parola;
• socievolezza;
• mancanza di cattive abitudini.

Poiché la segretaria è il “volto” dell'azienda, l'aspetto gradevole del dipendente è un criterio essenziale. È importante notare qui che stiamo parlando di un senso dello stile e della presenza del gusto, e non dell'aspetto del modello. Le donne diventano spesso segretarie perché sono considerate più flessibili, resistenti allo stress e capaci di creare un'atmosfera accogliente in ufficio.

La specificità del lavoro di segreteria è quella di aiutare regolarmente il manager nel fare affari. Per questo motivo, tali qualità professionali sono estremamente importanti:

• una responsabilità;
• puntualità;
• attenzione;
• diligenza;
• apprendibilità;
• organizzazione.

Per ottenere un lavoro come segretaria, spesso non è necessaria un'istruzione superiore, i corsi specializzati completati sono abbastanza adatti. Saranno utili le conoscenze acquisite nel campo della psicologia, della lettura veloce e della stenografia. Le conoscenze di base della professione di segretaria possono essere acquisite in istituti specializzati. Tale formazione è disponibile per coloro che si sono diplomati al 9° o all'11° anno di scuola e durerà da 1 a 3 anni, a seconda dell'istruzione secondaria esistente.

Se la scelta è caduta su un'azienda rispettabile, è importante ottenere un'istruzione specializzata. Ad esempio, sotto il Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa esiste un centro di formazione che forma i segretari. Il centro insegna agli studenti l'alfabetizzazione informatica, le basi del lavoro d'ufficio, l'etica e il galateo degli affari e l'inglese. Poiché le università nazionali non offrono formazione nel lavoro di segreteria, i candidati con diplomi in filologia, comunicazione, psicologia e altre aree simili hanno un vantaggio. Alcune aziende forniscono formazione ai candidati che sono pronte ad assumere.

Puoi lavorare come segretaria in un'organizzazione rispettabile, in una piccola impresa e in un'agenzia governativa, ad esempio in una scuola o università. Oggi quasi ogni leader ha bisogno di segretari o assistenti. La posizione del segretario è avvolta in vari miti: alcuni parlano di iniziare una carriera interessante in questa professione, mentre altri sostengono che praticamente non c'è promozione.

In effetti, l'avanzamento di carriera dipende in gran parte dalle qualità personali. L'iniziativa e il duro lavoro ti aiuteranno a passare a una posizione più elevata all'interno dell'azienda, ad esempio prima come assistente manager e poi come manager. L'ulteriore sviluppo dell'azienda sarà nelle mani dello specialista stesso.

All'inizio di una carriera, è difficile contare su uno stipendio alto. I datori di lavoro di solito offrono ai lavoratori senza esperienza uno stipendio di 15.000-20.000 rubli. a seconda della regione di residenza. Nelle grandi città, i salari sono generalmente più alti. Lo stipendio medio di un dipendente esperto è di 30.000-45.000 rubli. in tutta la Russia. Specialisti di qualifiche superiori, ad esempio assistenti personali di manager e assistenti, guadagnano 60.000-80.000 rubli.