Cultura aziendale

Le capacità di comunicazione aziendale sono essenziali per una carriera di successo in qualsiasi campo: il successo nella comunicazione aziendale dipenderà in gran parte dalle capacità comunicative quotidiane, ma la sfera professionale ha le sue specificità. La cultura aziendale riguarda il modo in cui interagisci con colleghi, capi, subordinati e partner, nonché determinate regole. È molto importante costruire una comunicazione a seconda della situazione, degli obiettivi e degli obiettivi, nonché essere in grado di adattarsi rapidamente alle situazioni mutevoli.

La cultura comunicativa è un concetto più ampio di un insieme di atti linguistici. Consiste di molti componenti. Nella cultura della comunicazione aziendale, l'aspetto è di grande importanza: deve corrispondere al tuo campo di attività e a una situazione specifica.

Di solito c'è un'uniforme per lavorare con i clienti, un tailleur per lavorare in un ufficio, le persone di professioni creative si vestono in un certo modo e coloro che ricoprono posizioni dirigenziali devono enfatizzare il loro status con vestiti e accessori. Può sembrare che l'aspetto non sia direttamente correlato alla comunicazione aziendale. Tuttavia, è la prima impressione che fai a determinare l'atteggiamento dell'interlocutore nei tuoi confronti. Se questa impressione è negativa, nel processo di dialogo dovrai spendere molte energie per riabilitarti.

Il linguaggio non verbale è altrettanto importante nella comunicazione. Le tue posture, gesti e contegno sono molto importanti da un punto di vista psicologico. Cerca di mantenere le tue espressioni facciali abbastanza discrete. La gestualità è molto importante, ma dovrebbe essere moderata e non eccessivamente intensa.

Se sei dell'umore giusto per un dialogo con il partner, è meglio scegliere una posa aperta.Puoi provare ad adattarti discretamente alla posa dell'interlocutore. Per evitare di essere percepito con aggressività, il contatto visivo dovrebbe richiedere solo pochi secondi. Sedersi al tavolo delle trattative non dovrebbe essere direttamente di fronte all'interlocutore, ma un po' di lato.

Quello che dici conta tanto quanto il modo in cui lo dici. È molto importante disporre di informazioni affidabili, essere in grado di operare con i fatti e costruire con competenza il contenuto della discussione.

La scelta di parole, intonazione, postura e gesti è importante per una situazione specifica, perché in casi diversi sarà appropriato un comportamento diverso. La cultura della comunicazione d'impresa, a seconda della situazione e degli obiettivi perseguiti, può essere suddivisa in diverse tipologie:

• Il tipo di mentore implica l'edificazione... Questa opzione è tipica per il processo di formazione dei tirocinanti, per eventi educativi e scientifici, per spiegare ai subordinati momenti di lavoro individuali, nonché quando si lavora in team con i colleghi, se sei uno specialista nel campo in cui sono meno esperto. Molto spesso tale comunicazione si costruisce sotto forma di monologo, tuttavia, nella moderna comunicazione aziendale, il dialogo è considerato più preferibile: anche nel processo di apprendimento, cerca di coinvolgere gli interlocutori nella discussione e ascolta i loro punti di vista.
• tipo motivazionale mira a interessare una persona in un progetto, convincerla dell'opportunità di questo o quel lavoro, aiutare i dipendenti a credere in se stessi e a sentirsi più sicuri in qualsiasi compito nuovo o semplicemente difficile. Per avere successo, cerca di evitare frasi e cliché comuni. La cosa migliore è dare l'esempio personale, raccontare la tua storia e spiegare con parole tue cosa ti attrae esattamente in un particolare progetto.
• tipo conflittuale una cultura comunicativa provoca l'interlocutore a opporsi a te, a dissentire dal tuo punto di vista. Questo tipo include una serie di tecniche utilizzate in caso di conflitto di interessi. Molto spesso, una situazione di confronto è tipica per le negoziazioni, nonché per aumentare l'attenzione quando si lavora con un pubblico passivo e inerte.
• Tipo di informazioni il più neutro: all'interno della sua struttura, puoi semplicemente trasmettere questa o quell'informazione all'ascoltatore. Cerca di evitare di confondere il tipo di informazioni con gli altri. Se l'obiettivo è informare l'interlocutore, non è necessario provare a fargli la predica, contagiarlo con il tuo entusiasmo o entrare in conflitto. In questo caso, è necessario che la presentazione fosse comprensibile: per questo, cerca di adattarti all'interlocutore e spiega tutto usando esempi che capisce.

La maggior parte delle questioni importanti relative all'attività professionale vengono decise nel processo di comunicazione personale. Per le persone socievoli e aperte che sanno presentare correttamente qualsiasi informazione (attraverso gesti, espressioni facciali e intonazione), questo è più un vantaggio che un meno. Nella comunicazione aziendale personale, il contenuto della discussione non gioca un ruolo chiave, l'importante è stabilire un contatto e dichiarare correttamente la propria posizione.

La comunicazione personale può consistere in monologhi piuttosto lunghi o, al contrario, in frasi più o meno brevi. In entrambi i casi, è molto importante non solo presentare le informazioni, come se stessi scrivendo una sinossi, ma trasmetterle a un interlocutore specifico, adeguandosi a lui. Prima di negoziare, scrivi i punti chiave che vuoi discutere, ma non memorizzare mai il discorso: è necessario modificare la natura della narrazione, della sequenza, degli esempi (a seconda della reazione degli ascoltatori).

Allo stesso modo, devi lavorare con l'intonazione e i gesti. Se perdi l'attenzione dell'altra persona, rendi il discorso più emozionante. Se senti uno scontro indesiderato con il tuo partner, prova a copiare le posture e i gesti della persona.È molto importante non essere eccessivamente trattenuto, altrimenti la presentazione delle informazioni sarà noiosa e darai l'impressione di una persona insicura.

Nel corso di una conversazione personale, spesso devi prendere decisioni difficili spontaneamente. Se il processo di negoziazione non fa emergere argomenti che ti aspettavi, è molto importante mantenere la calma. Cerca di non reagire in modo eccessivo ai problemi, rispondi sempre con calma. Se non riesci a determinare immediatamente quale decisione prendere, puoi sempre prenderti del tempo per pensare e valutare i vantaggi e gli svantaggi in un ambiente rilassato.

Molti problemi vengono ora risolti telefonicamente. Solitamente si tratta di chiarimenti minori su eventuali informazioni o questioni organizzative: ad esempio, al momento di una telefonata, i colleghi spesso specificano nomi e numeri esatti, prendono appuntamenti, danno o ricevono incarichi. Le lunghe conversazioni telefoniche di solito avvengono solo nei casi in cui non c'è modo di incontrarsi di persona... Allo stesso tempo, sempre più spesso le videochiamate vengono utilizzate per comunicazioni più complete, che hanno le loro specifiche.

Per una conversazione telefonica di successo che influenzi i momenti di lavoro, è necessario tenere conto delle seguenti sfumature:

• Se stai chiamando qualcuno, è importante chiedere se la persona si sente a suo agio a parlare ora. Chiamare al di fuori dell'orario di lavoro non è una questione di etichetta nella maggior parte delle aziende (a meno che non ci sia un accordo separato).
• Tieni presente che potrebbero esserci interferenze con le comunicazioni o che il rumore di fondo potrebbe interferire con la conversazione. Quando si parla al telefono, è importante parlare il più chiaramente possibile e non troppo velocemente.
• Costruisci il tuo discorso in modo che sia il più specifico possibile e venga percepito esattamente come volevi. Nel processo di comunicazione personale, le espressioni facciali e i gesti svolgono un ruolo molto importante: ciò consente di comprendere meglio i suggerimenti, le allusioni e i secondi fini dell'interlocutore. Quando parli al telefono, sei privato di questa opportunità.
• Cerca di discutere le questioni necessarie per telefono il più brevemente possibile. Per trattative difficili o discussioni ambigue, una conversazione telefonica è raramente adatta, quindi è importante indicare solo le più importanti. I dettagli sono discussi al meglio di persona o tramite video.

Le videochiamate nella moderna cultura aziendale stanno iniziando a essere utilizzate sempre più spesso. In primo luogo, aiutano a mantenere i contatti con i partner di diversi paesi e a negoziare nel modo più efficiente possibile. In secondo luogo, molte persone ora lavorano da casa in remoto e le videochiamate semplificano la risoluzione di eventuali problemi.

Se stai affrontando tali conversazioni di lavoro, è importante prestare attenzione a quanto segue:

• Il tuo aspetto farà una grande differenza. Anche se sei a casa, cerca di vestirti in modo professionale.
• Trova un posto in casa dove lo sfondo sia più o meno neutro. Sullo sfondo c'è una cucina, una TV funzionante o bambini che giocano, questo può interferire con la soluzione dei problemi aziendali.
• Molte persone ora usano le cuffie, ma vale la pena ricordare: ti permettono di ascoltare meglio l'interlocutore, ma non garantiscono che l'interlocutore ti ascolti bene se stai parlando attraverso il rumore. Se stai risolvendo problemi aziendali da casa, chiedi alla tua famiglia di stare zitta o semplicemente di sedersi in una stanza separata.
• Davanti alla telecamera, è particolarmente importante controllare i propri gesti e le proprie espressioni facciali. I problemi di comunicazione sono comuni, le immagini possono essere caricate lentamente e qualsiasi espressione facciale sfortunata può essere evidenziata.
• Se stai discutendo di questioni serie che richiedono registrazioni o documentazione davanti ai tuoi occhi, prepara tutto questo in anticipo (prima di chiamare) e inoltra i materiali necessari al tuo interlocutore.

Molti problemi nelle organizzazioni vengono ora risolti per corrispondenza.Uno dei vantaggi di tale comunicazione aziendale è l'informazione strutturata. Se nel processo di comunicazione dal vivo non è possibile prestare attenzione a determinati punti importanti per l'interlocutore (o semplicemente dimenticare le informazioni necessarie), nella forma scritta sarà possibile tenere conto di tutte le sfumature.

Se comunichi molto con colleghi e amici di penna, è molto importante essere in grado di scrivere correttamente. Gli editor di testo non sempre correggono correttamente gli errori grammaticali, quindi non dovresti fare affidamento interamente su di essi: se non sei sicuro di come si scrive una parola, controlla te stesso con un dizionario. Prestare attenzione quando si inviano messaggi di testo da telefoni e tablet - con la digitazione automatica, le tue parole possono essere sostituite da altre e il tuo messaggio sarà semplicemente privo di significato.

Molti considerano la corrispondenza commerciale un'occupazione più semplice delle trattative dal vivo - in effetti, c'è sempre tempo per pensare a un messaggio e nel processo di un vero dialogo devi rispondere spontaneamente. Il rovescio della medaglia è però che non si ottiene una reazione spontanea da parte dell'interlocutore, e questo è un aspetto psicologico importante.

Per maggiori informazioni sulla cultura della comunicazione d'impresa, vedi sotto.