Conversazione di lavoro

Etichetta ed etica aziendale

Etichetta ed etica aziendale
Contenuto
  1. Principi generali dell'etica della corrispondenza aziendale
  2. Principi per scrivere una lettera
  3. Tipologia di lettere commerciali
  4. Requisiti per la corrispondenza
  5. Struttura del messaggio aziendale
  6. Caratteristiche e sfumature della corrispondenza commerciale in formato elettronico

L'attuale realtà aziendale è che solo il 15% degli imprenditori di medie e grandi dimensioni che cercano di rafforzare la propria posizione di mercato raggiunge l'obiettivo. È per questo motivo che la rilevanza del galateo aziendale si sta moltiplicando, poiché il mancato rispetto delle sue norme, per una serie di altri motivi, porta spesso alla rottura di utili rapporti commerciali.

Principi generali dell'etica della corrispondenza aziendale

In un'interpretazione ampia, l'etica è un insieme di atteggiamenti generali volti a regolare le relazioni sociali. Di conseguenza, l'etica aziendale affronta questioni relative alla procedura accettata e allo stile di interazione nel campo degli affari.

I dettagli degli aspetti etici delle relazioni d'affari sono il galateo aziendale, tra cui, ad esempio, la procedura per la negoziazione, le regole di condotta aziendale, le tradizioni e i rituali aziendali, gli elementi di subordinazione, i modi e gli stili di comunicazione e scrittura, nonché questioni di correttezza nei rapporti con partner e colleghi di lavoro.

L'importanza dell'etica e del galateo, come parte integrante di essa, risiede nel fatto che il quadro normativo che è sorto come risultato della pratica a lungo termine semplifica notevolmente la comunicazione, creando un contesto comprensibile e accessibile al pubblico nella sfera aziendale che consente per raggiungere correttamente gli obiettivi e risparmiare tempo in modo significativo.

In altre parole, stiamo parlando di uno speciale algoritmo per la risoluzione dei problemi aziendali, che consente in modo razionale e senza conflitti di impostare e raggiungere con successo gli obiettivi aziendali desiderati. Il livello di competenza di questo algoritmo consente di trarre conclusioni dirette sul grado di professionalità di un partner commerciale o avversario in una controversia commerciale.

In questo contesto, è importante attenersi ai seguenti principi di base di base:

  • puntualità ovunque e in tutto;
  • rispetto della sicurezza delle informazioni;
  • sano altruismo;
  • immagine favorevole corrispondente all'ambiente aziendale;
  • Linguaggio orale e scritto corretto;
  • rispetto delle regole della cultura del discorso aziendale.

    Le tipologie di corrispondenza commerciale sono molteplici e, con un certo grado di convenzione, si possono suddividere in due principali tipologie:

    • interstatale - tra organizzazioni statali, rappresentanze estere e funzionari (note varie, memorandum e altre forme) - elementi di relazioni diplomatiche;
    • commerciale - lettere semiufficiali utilizzate nell'ambito dei rapporti d'affari tra istituzioni e organizzazioni.

    Principi per scrivere una lettera

    Lo stile di scrittura di una lettera di servizio, nonostante le differenze linguistiche e alcune tradizionali, ha una certa base comune e un insieme di linee guida sviluppate dalla prassi consolidata. Ad esempio, una serie di requisiti di protocollo, determinati dalla posizione dei ranghi del mittente e del destinatario, si basano sulle impostazioni iniziali di rispetto e correttezza reciproci. Pertanto, indipendentemente dal tipo di documento, strutturalmente deve necessariamente contenere i seguenti elementi:

    • ricorso (status ufficiale del destinatario);
    • complimento (gentile fine della lettera);
    • firma;
    • data (giorno, mese, anno e luogo di scrittura del messaggio);
    • l'indirizzo del mittente (cognome, posizione lavorativa, indirizzo sono riportati in cima o in fondo alla prima pagina della lettera).

    Inoltre, ci sono una serie di disposizioni direttamente collegate alle lettere:

    • le lettere commerciali sono allestite su moduli o fogli esclusivamente sul lato anteriore;
    • le pagine sono numerate in numeri arabi;
    • i messaggi sono pieni di testo stampato;
    • cancellazioni e correzioni nel corpo del documento sono inaccettabili;
    • il documento è piegato con il testo verso l'interno;
    • il tempo di attesa per una risposta a una lettera non è superiore a dieci giorni.

    Un messaggio commerciale dovrebbe avere un pronunciato orientamento al target e contenere una domanda, e l'intero significato del testo dovrebbe obbedire completamente e completamente al suo contenuto, sia esso una proposta di accordo, una richiesta commerciale o semplicemente informazioni rilevanti.

    La coerenza e la concisione, l'assenza di divagazioni "liriche" sono le caratteristiche principali dell'efficienza.

    Tipologia di lettere commerciali

    La classificazione dei messaggi aziendali è varia e dipende dal loro orientamento funzionale e di destinazione. Ad esempio, le lettere sono:

    • notificare;
    • somigliante;
    • inviti;
    • recensioni di informazioni;
    • ordini;
    • Accompagnando;
    • altri tipi.

    Nella corrispondenza commerciale, i più tipici:

    • richieste;
    • suggerimenti;
    • ordini;
    • denunce, contestazioni;
    • lettere di garanzia.

    Come una delle forme di comunicazione aziendale, nel senso stretto della definizione, le lettere sono divise in 2 tipi: aziendale e funzionario privato.

    L'attività comprende la circolazione della corrispondenza tra organizzazioni e istituzioni. Una lettera ufficiale-privata è un messaggio inviato a un'istituzione da un privato o, al contrario, da un'istituzione - a un privato.

    Requisiti per la corrispondenza

    Ci sono una serie di regole per lo svolgimento della corrispondenza commerciale.

    • La lettera dovrebbe stimolare l'emergere di un interesse commerciale nel destinatario, chiaramente e sulla base di prove convincenti, dimostrare i vantaggi della partnership e l'inopportunità di rompere la partnership. Il testo dovrebbe avere un incentivo, un carattere motivante a cooperare.
    • Le emozioni personali eccessive in una lettera commerciale non sono il modo migliore per dimostrare il tuo caso e risolvere il problema.
    • Per evitare di sovraccaricare e intasare il testo della lettera, si dovrebbero evitare confronti figurativi, metafore, allegorie e iperboli.
    • Per una presentazione chiara e concisa dell'argomento, è meglio usare frasi semplici, evitando particolari e dettagli eccessivi. L'idea principale del messaggio dovrebbe essere supportata da argomenti estremamente pertinenti, che di solito sono inseriti negli allegati alla lettera (diagrammi, grafici, dati digitali).
    • Nel testo dovrebbero essere evidenziati i paragrafi, ognuno dei quali, rappresentando un pensiero indipendente, inizia su una nuova riga.

    Un paragrafo non dovrebbe occupare più di 4 righe, perché quando si leggono paragrafi più lunghi, il testo sembra fondersi e l'idea principale del messaggio viene persa. Un paragrafo contenente 2-3 frasi è considerato normale.

    • In un messaggio scritto di lavoro, non dovresti usare aggettivi descrittivi, chiarimenti e dettagli non necessari. Al termine della stesura, si consiglia di controllare il documento ed eliminare le frasi che non portano l'effettivo contenuto semantico.
    • L'alfabetizzazione è un elemento fondamentale del testo. La presenza di errori di ortografia e altri errori nel messaggio è inaccettabile.
    • L'oggetto della lettera è obbligatorio. L'argomento nei documenti dovrebbe essere riflesso in modo breve e succinto, questo consente di risparmiare tempo durante la lettura e caratterizza positivamente il mittente. Se la lettera è inviata per posta elettronica e contiene informazioni particolarmente importanti, è necessario fornirla con un apposito "flag" disponibile nel servizio elettronico.
    • Una buona leggibilità del testo è garantita dai caratteri Arial o Times New Roman con dimensione media. Se necessario, sono consentite idee chiave in corsivo o in grassetto.
    • Nel testo è utile utilizzare i sottotitoli (3-4), che facilitano la comprensione del testo presentato.
    • Enumerazioni, elenchi ed elenchi sono progettati al meglio utilizzando marcatori speciali.
    • Un modello aziendale (diagramma) è un ottimo indicatore di efficienza e obiettività nella comunicazione aziendale. È particolarmente appropriato nell'aspetto aziendale, in quanto consente di distinguersi in una luce favorevole e rispettare la formalità richiesta.

    In un'e-mail, il modello è ottimizzato al meglio per diverse risoluzioni dello schermo.

    Struttura del messaggio aziendale

    La struttura di un messaggio aziendale è tipica. Tradizionalmente, contiene:

    • introduzione;
    • la parte principale;
    • conclusione.

    L'introduzione riassume lo scopo della lettera. La parte principale descrive l'essenza della domanda. In conclusione, è auspicabile riassumere il contenuto della parte principale, ad esempio, sotto forma di conclusioni. "Postscripts" e vari tipi di note a piè di pagina sono indesiderabili.

    In conclusione, frasi che assomigliano a manipolazioni nella forma sono inappropriate, come: "Spero in una partnership reciprocamente vantaggiosa" e così via. È meglio dire addio in una lettera commerciale con frasi semplici: "Cordiali saluti", "Con i migliori auguri" e così via.

    Nella parte inferiore del messaggio sono indicati: nome completo, stato del lavoro, nome dell'azienda e una firma. Sono indicati anche i recapiti telefonici.

    Tabelle e grafici sono allegati come file separato (pacchetto), indicandolo alla fine della lettera. Se c'è un gruppo di allegati, viene fornito il loro elenco con i nomi.

    Puoi usare abbreviazioni e abbreviazioni speciali solo se sei sicuro che il destinatario le capirà sicuramente.

    Per conferire al testo maggiore rigore logico e coerenza nel vocabolario aziendale, vengono utilizzati come leganti i seguenti modelli di discorso:

    • per questa ragione;
    • sulla base di quanto sopra;
    • A causa di ciò;
    • secondo i dati;
    • Basato su questo;
    • Considerando;
    • Altro.

    È utile fare riferimento al destinatario per nome in tutto il messaggio. Se il messaggio è indirizzato a uno sconosciuto, all'inizio indicare la fonte di ricezione dell'indirizzo del destinatario.

    Caratteristiche e sfumature della corrispondenza commerciale in formato elettronico

      Nello spazio virtuale, l'interazione aziendale, che rappresenta la comunicazione in miniatura, è specifica e non meno richiede il rispetto delle relative regole di etichetta. Il lavoro competente con la scrittura, in conformità con la pratica, comporta l'implementazione delle seguenti note relative al volume, alle norme linguistiche, alla struttura e al formato.

      • La formula del tema deve assolutamente corrispondere esattamente al soggetto indicato nel testo. Ciò consente di sintonizzare rapidamente il lettore sull'umore aziendale desiderato.
      • Il volume ottimale di un documento inviato via e-mail si inserisce in "una schermata", con il volume massimo di testo: un foglio in formato A4.
      • La dimensione ottimale degli allegati non supera i 3 MB.
      • Si consiglia di "impacchettare" i file inviati in archivi standard di codifica Zip o Rar. Altri sono spesso bloccati durante il trasferimento.
      • I collegamenti ipertestuali dovrebbero essere standard (blu, sottolineato di seguito).
      • La risposta al destinatario va posta in alto, all'inizio della lettera, e non in basso. Ciò salva il partner di penna dallo scorrimento non necessario e forzato del testo precedente.
      • È necessario utilizzare il più possibile la lingua della lettera che il partner comprende. La questione dell'opportunità di utilizzare professionalità, vocabolario aziendale interno, espressioni gergali e abbreviazioni (soprattutto nella corrispondenza esterna) nel messaggio viene decisa separatamente, a seconda del contesto e delle qualità dei partner di corrispondenza.
      • È importante informare il tuo partner della ricezione del suo messaggio: questo è un segno di buone maniere e fa parte dell'etichetta aziendale che dimostra rispetto per lui.
      • La risposta dovrebbe essere il più tempestiva possibile. Se per qualche motivo non è possibile rispondere rapidamente, allora il partner dovrebbe essere informato della ricezione della sua lettera e indicare il tempo di risposta. Una pausa etica e confortevole prima di dare una risposta è di 48 ore dopo aver ricevuto un messaggio. Trascorso questo tempo, la persona di solito crede che il messaggio sia stato perso o che venga ignorato. L'eccessiva pausa nella corrispondenza è spesso associata al rischio di perdere un partner ed è interpretata negli affari come una violazione degli standard etici.
      • Alla fine del messaggio, dovresti inserire le informazioni di contatto che sono indicate in tutte le lettere senza eccezioni, indipendentemente dall'ordine di spedizione.
      • È importante prestare particolare attenzione ai problemi di privacy durante il trasferimento.

      Per ulteriori informazioni sull'etica della corrispondenza commerciale, vedere il prossimo video.

      1 Commento
      l'ospite 20.07.2018 19:37

      Ottimo articolo.

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